（文字处理软件版本说明：本文实操图例完全基于微软word365拟制，包括，但不限于，参数设置，文字图形定位等操作命令。微软Word其它版本，WPS和永中Office等软件可参照使用。）

发文机关署名、成文日期和印章，属于三个独立的公文格式要素，但它们之间联系紧密，编排位置相互影响，共同构成了公文的生效标志，因此把它们的编排规则放在一起论述。

一、公文生效标志三要素的基本内容

公文生效标志三要素=发文机关署名+成文日期+印章

（一）发文机关署名

1.概念：《党政机关公文处理工作条例》第九条第十一项规定，发文机关署名应当用发文机关全称或规范化简称。

2.公文署名的两种方式

（1）一般情况下：公文以发文机关名义署名；

（2）特殊情况下：公文由公文签发人署名。

最常见的特殊情况：议案、命令（令）等文种需要由签发人署名的，应当写明签发人职务并加盖签发人签名章。

3.发文机关署名的注意事项

（1）署名应与发文机关标志、标题中发文机关名称三者保持高度一致，即使用“全称”或“规范化”必须前后一致。

（2）联合行文时，发文机关署名的顺序应与发文机关标志排列的顺序一致。

（二）成文日期

1.一般规定：《党政机关公文处理工作条例》第九条第十二项规定，成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

2.成文日期的两种标注位置

（1）在公文标题之下，写全年、月、日并用圆括号“（）”括起来。

适用文种：会议通过的决议、决定等公文。

（2）成文日期在公文正文（或附件说明）的右下方标注，写全年、月、日。

3.成文日期标注的注意事项

成文日期中的数字一律使用阿拉伯数字，禁止使用汉字数字。

（三）印章

1.一般规定：《党政机关公文处理工作条例》第九条第十三项规定，公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

2.党政机关印章规格

（特殊说明：此处提及的“印章规格”主要指与电子公文格式设置直接相关的印章直径。）

（1）行政机关印章规格

《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）规定：行政机关和企事业单位社会团体印章的直径共分为6厘米，5厘米，4.5厘米和4.2厘米四种规格；

（2）党的机关印章规格

中共中央办公厅印发《关于各级党组织印章的规定》的通知（中办发〔1983〕37号）规定，党的各级机关印章的直径共分为6厘米和4.2厘米两种规格。

3.制发公文不需要加盖公章的情形

（1）会议纪要：作为对会议内容的记录和总结，会议纪要反映了与会者的共同意志，通常不需要加盖公章。

（2）法定负责人签署的文件：例如，领导在其职权范围内签发的命令（令）、议案等，其效力来源于负责人的职务和权力，无需加盖公章。

（3）有特定发文机关标志的普发性文件：这类文件面向多个单位，不针对特定受文对象，可以选择不加盖公章。

（4）电报：由于其即时性和特殊性，电报通常不加盖公章。

二、公文生效标志三要素的编排规则和实操图例

（一）加盖公章的公文

1.设置目标

（1）GB/T9704-2012《党政机关公文格式》7.3.5对“加盖印章的公文”的要求是：

成文日期一般右空四字编排，印章用红色,不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

（2）GB/T33476.2-2016《党政机关电子公文格式规范 第2部分：显现》7.2.5.1 对“加盖公章的公文”的具体要求是：

成文日期右对齐，右缩进四字。

单一行文时，印章顶端至正文文字（或附件说明）下边缘的距离小于一行，即≤10.39 mm。

联合行文时，首排印章顶端至正文文字（或附件说明）下边缘的距离小于一行，即≤10.39 mm。

2.理解要点

单一机关发文并加盖印章的公文，应该在公文正文（或附件说明）下空几行编排成文日期？

这一点和发文机关印章的加盖方式密切相关。

众所周知，印章的加盖方式分“下套”和“中套”两种方式。

“下套”和“中套”的概念最早由（GB/T 9704-1999）《国家行政机关公文格式》规定并首次提出：

下套：当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文日期上。

中套：当印章下弧有文字时，印章中心线需压在成文日期上。

与99版国家标准不同，目前有效使用的2012版国家标准（GB/T 9704-2012）《党政机关公文格式》规定，印章的加盖统一采用“下套”方式，即：印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。这一条可以解读为：

（1）印章端正是基本要求，特别是手工加盖印章，务必使印章清晰、不歪斜。

（2）居中下压是指印章、发文机关署名和成文日期的纵向中心线三者应该重合，印章下边缘与成文日期下边相切，印章的上边缘距正文（或附件说明）距离应在1行之内（即10 mm之内）。

（加盖印章示例详见下图）

（单一行文发文机关署名、成文日期、印章编排示例）

（3）之所以规定印章上边缘距正文在1行之内，是为了防止空白过大，容易被人插入内容，伪造公文。

根据以上规定，可以测算出到底应该在公文正文（或者附件说明）之下空几行编排成文日期。即：印章直径6厘米的“下空5行”；印章直径5厘米的下空4行；直径4.5和4.2厘米的则下空3行。这样才能满足“印章下边缘与成文日期下边相切，印章的上边缘距正文（或附件说明）距离应在1行之内（即10 mm之内）。”的编排要求。

极端情况：发文机关署名分多行排布的极端情况就不能遵从上述规则。比如，目前已知全国党政机关名称文字最多的为45个汉字，至少要分三行排列，而且这个机构是地级市的下属机构，印章直径小于5厘米，这样的话，这个机构发文必须从正文（或附件说明）下空一行就编排发文机关署名，才能满足“印章的上边缘距正文（或附件说明）距离应在1行之内（即10 mm之内）。”的编排要求。

小结：制作电子公文模板编排发文机关署名和成文日期时，应该按照顺序，优先编排纵横位置固定的“成文日期”，再以“成文日期”为参照系，确定“发文机关署名”的相对位置。

3.※单一机关发文成文日期和发文机关署名的编排方法※

第一步：设置成文日期格式

输入并右键选中日期行--段落--缩进和间距：（1）常规：对齐方式选择“右对齐”；（2）缩进：右侧选择“4字符”；确定。

（详见下图）

第二步：设置发文机关署名格式

（1）输入发文机关全称或者规范化简称，视发文机关名称长短而定。原则上发文机关名称不能分成两行，这样显得不庄重、不完整。

（2）将发文机关名称设置成右对齐格式。（参照前述方法，不再详述）

（3）对照成文日期，在发文机关名称右侧适当插入空格，直至相对于成文日期居中即可。

如果仍然无法居中对齐，则采取调整字符间距的方法解决：

右键选中发文机关署名——“字体”——高级——间距（复选框），选择“加宽”或者“紧缩”，在其后空格中输入加宽或者紧缩的磅值，逐步调整，直至达到“居中”效果为止。（见下图）

扩展阅读：联合行文时，日期和署名的编排规则

联合行文时、成文日期的编排格式与单一机关行文一致仍然在正文（或附件说明）下空若干行，用阿拉伯数字居右空4字编排，发文机关署名按照发文机关的顺序排列，每排最多排3个印章。确保两印章间互不相切或相交，印章和署名的纵向中心线应重合，署名的左右排列顺序与发文机关标志中的排列顺序应一致；同时保证首排印章的顶端距离正文（或附件说明）也不能超过1行。最后1个印章端正居中下压发文机关署名和成文日期。

（特殊说明：联合行文时成文日期和发文机关署名的的编排方法与单一机关发文的编排原理一致，过程类似，不再详述，仅将样式图附后）

（二）不加盖公章的公文

1.设置目标

GB/T9704-2012《党政机关公文格式》7.3.5对“不加盖印章的公文”的要求是：

单一机关行文时，在正文(或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

GB/T 33476.2-2016《党政机关电子公文格式规范 第2部分：显现》7.2.5.3对“不加盖印章的公文”的要求是：

单一机关行文时，发文机关署名上边缘至正文（或附件说明）下边缘的距离为一行，即10.39 mm。 发文机关署名右对齐，并且右缩进两字。成文日期首字比发文机关署名首字右移二字。如成文日期长于发文机关署名，成文日期右对齐，并且右缩进两字；发文机关署名右缩进字数可适当增加。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

※“单一机关行文时，发文机关署名上边缘至正文(或附件说明)下边缘的距离为一行，即10.39 mm”的设置方法※

右键选中“正文”（或附件说明）最后一行——选中“段落”——缩进和间距——间距（段后）输入5.55毫米=10.39毫米-4.84毫米，精确到小数点后一位为5.6毫米，点击“确定”。（见下图）

※“单一机关行文时，发文机关署名和成文日期”的编排方法※

编排顺序：先排“发文机关署名”，后排“成文日期”

编排方法：发文机关署名标注于正文（或附件说明）“下空一行”位置。成文日期标注在发文机关署名“下一行”位置。

（1）署名长于日期，署名右对齐并且右空2字；日期首字比发文机关署名首字右移二字；

（2）署名短于日期，日期右对齐并且右空2字；署名适当增加右缩进字数。

（编排示例见下图）

（不加盖公章的公文发文机关署名和成文日期示例图）

扩展阅读：

※联合发文时，不加盖公章的公文日期和署名的编排方法※

1.第一个发文机关署名标注在正文（或附件说明）下空一行位置（即离正文或附件说明10mm），联合行文时首先标注主办机关署名，其余发文机关署名与主办机关上下对齐，依次向下排列。

2.成文日期标注在最后一个发文机关署名的下1行（即距离署名的距离为一个行距，3号字字高的7/8），成文日期首字比发文机关首字右移二字；

（1）如果发文机关署名长于成文日期，那么发文机关署名居右空二字编排；

（2）如果成文日期比发文机关署名长，成文日期居右空二字编排，发文机关署名适当增加右空字数。

经过比较可以看出，联合发文时不加盖公章的公文日期和署名的编排与单一机关发文编排规则原理一致，程序类似。二者最大的区别在于：

（1）联合发文时首先标注主办机关署名，其余发文机关署名与主办机关署名上下对齐，依次向下排列；

（2）联合发文署名与发文机关标志顺序保持一致。

（三）加盖签发人签名章的公文

GB/T9704-2012《党政机关公文格式》7.3.5对“加盖签发人签名章的公文”的要求是：

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期.

联合行文时,应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。

签名章一般用红色。

（具体编排样式见下图示例）

（四）成文日期中的数字

用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

（五）特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。