来到公司工作一年，这一年中组织过十几会议。没有哪个会议是让我自己满意的。主要有:1.参会人员总是不能按时参加，明明已经提前邮件通知了，会议前又电话通知了，依然不能按时参加。2.没有按会议议程走。你一句我一句的有跑到另外个话题了，拉都拉不回来。当然这跟我有很大关系，不可控的时候找我们老大出马就很快解决了。作为一个新人应该怎么做才能组织好一场会议呢？

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你的问题是因为你是新人，没有处罚人的权力，也没有什么影响力，别人都不怕你。

你搞不定的事情，你老大出面很快就解决了，这是因为：

一是，你老大的位置在那摆着，有处罚权，至少有处罚建议权

二是，你老大的能力、威严在那摆着，因为是领导，下属天生就怕，这个是「权力距离」。

「权力距离」大致的意思是说：

人在职务上的层级差距越大，人们越是有意识保持自己的距离和规范自己的行为。

就你提问中两个问题，我先给你支招解决：

问题1：

参会人员总是不能按时参加，明明已经提前邮件通知了，会议前又电话通知了，依然不能按时参加。

你提前和你部门老大沟通一下，让你的老大和各部门的老大在他们的会议上说一下，请大家按时参会。

并且明确一个违纪要求，比如迟到一次罚款100元。

然后，你下次再发开会通知的时候，邮件上转述会议纪律。

在邮件的正文最后。你加上这么一句：

PS：传达上级领导关于会议纪律要求，为了严肃会议纪律，凡参会迟到者除以100元罚款，请参会者知悉。邮件抄送人力资源部、财务部以及X总(自己部门老大)。

关于电话提醒，我认为没有必要对所有人，对待重要的角色可以电话提醒一下，一般的角色就别电话通知了。

挨个打电话，人反而不重视。

你还要去协调一个同事协助你在会场监督考勤，可以是HR也可以是财务人员。

一个小技巧：

第一次，我建议你请你的老大帮你镇一下场地，你可以去诉说自己工作的烦恼，示弱自己「人微言轻」，请老大帮助站台。

只要你主动沟通，老大一般会帮你的。

很多时候，下属感觉很困难的事情，老大几句话就帮你解决了，一定要会调动上级的资源。

问题2：没有按会议议程走。你一句我一句的有跑到另外个话题了，拉都拉不回来。

这个问题，显然是会议主持人的问题。

你一个非业务部门的小兵，当然把握不住节奏，你是会议的服务保障人员，可以为会议搭台子，但是，会议的主题和会议的节奏把握，这不是你能做到的。

解决办法：

还是要去找你老大，任命一名领导或者资历深的同事担任主持人，控场能力是一项综合能力，一般用业务部门的负责人比较合适。

主持人把控节奏一般注意5个关键点：

（这几点很关键，建议你收藏起来，有空慢慢琢磨）

1，开场就立规矩

会议一开始就明确说清楚。

今天只讨论XX议题，目标是得出XX结论

把议程和时间分配写在白板或共享屏幕上，让大家心里有数，知道边界在哪儿。

2，主动「踩刹车」

一旦有人开始跑题，别犹豫，礼貌但直接地插话：

这个问题很重要，但为了确保完成主要议题，等会后再深入，可以吧？

3，用问题拉回焦点

别硬邦邦地打断，而是用提问把话题拽回来

常见话术：

刚才这点很有趣，那你觉得它和我们现在讨论的XX目标具体怎么结合呢？

这样既认可发言者，又自然回归主线。

4，严格控时

5. 结尾明确行动项：每次讨论完一个小议题，立刻总结。

所以我们决定XXX，由谁负责什么，截止日期是哪天

这样大家会下意识聚焦在产出上，减少随意发挥。

对待新人组织会议几点忠告：

全部是实战经验。

第一，要和老大一起定规矩，规矩要定在前面，你只是执行上级规定的一个员工，请大家理解；第二，第一次立规矩的时候，请老大去帮你站台，帮你镇场子；第三，任何活动，没有检查、考核以及评估反馈环节，都是无效的；第四，组织保障人员是为业务搭台子的，唱戏的要由业务部门，这个流程要搞明白了；第五，在和其它部门沟通时，嘴巴上要示弱装可怜，但是在执行上要毫不手软。